Organización de la mágica y magna cena baile chou

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@pandeperro y yo organizamos una cena en Minas Morgul.

Creemos que fue un gran acierto indicar que no se llevara botana, pues así pudimos concentrarnos en la comida. Así mismo la variedad de bebidas que llevaron los invitados fue muy rica.

Elegimos un tipo de comida que a la mayoría le gusta y a nosotros nos encanta: La italiana. Frittomisto es la opción más deliciosa y adictiva que hemos probado. Lo que nos gustó es que fue muy flexible con opciones vegetarianas y muy variado.

Pedimos un presupuesto para 25 personas y se consideró un costo por persona de 120 pesos. Nos pareció una cantidad accesible ya que se ofreció una gran cantidad de comida con opciones gourmet.

Se hizo énfasis en que las personas confirmaran su asistencia utilizando el evento privado de Facebook que creamos para poder calcular la cantidad exacta.

Aún así nos fallaron 5 personas. El 80% de los que confirmaron asistieron. He ahí el primer detalle, ya que consideramos que irían y pagarían su parte.

Algo que estuvo muy bien fue que el 100% de los que asistieron pagaron. El sistema funcionó a la perfección: En la entrada colocamos una lista con el menú, un cerdito, un cajón y una hoja para que las personas fueran registrando su cooperación:

La parte del entretenimiento fue genial: “Habrá Wii, Rockband, jueguito de baile y demás amenidades.” decía la descripción del muro del evento en Facebook. El jueguito de baile “Just dance 3” se llevó la noche.

Para el próximo evento se considerará solo a aquellas personas que confirmen mediante el sistema de Facebook. No se utilizará tanto el sistema de comentarios sino que se modificará la descripción del evento y se mandarán mensajes directos a los invitados cuando tengamos información importante.

Se cobrará un poco más del presupuesto para cubrir la cuota de los que no asistan. Si al final sobra dinero, se utilizará para pagar gastos de transporte, administración, servilletas, etc.

Los que no confirmen podrán ser recibidos pero no para cenar, sino para compartir la segunda parte del evento.

Los organizadores comprarán los insumos comunes, en este caso lo que sobró fueron los hielos.

De ser posible se adelantará el pago por parte de los asistentes, ya sea con depósito o en persona, de tal forma que el pago del anticipo de la comida no recaiga 100% en los organizadores.

Nos gustó mucho todo, esperamos pronto repetir y superar la experiencia.

Sobre el autor

Jos Velasco es desarrollador web y participa en múltiples proyectos culturales. Contáctalo.

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